株式会社アンティックではお客様の業務効率化の方法、日報管理をサポートします。

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導入事例

【Case01】
煩雑なファイル管理とデータ処理業務を一元化!
「自動化」と「仕組化」の合わせ技で業務効率が大幅にUP

お客様情報
株式会社マイクロプロモーション様  
東京都港区芝浦3-11-8-502  (本社:愛知県名古屋市中区)

平成13年12月設立の広告代理店。
一般的な広告取り扱いのみならず、展示会の企画・制作に強みを持っていらっしゃいます。

今回は展示会の営業から事務まで、実務全般を取り仕切るディレクターの服部さんと代表取締役の村上さんにお話をうかがいました。

■ そもそもどういったことでお困りでしたか?
【服部さん】

これまでもExcelを使ってデータ管理をしていたんですが、たとえば申し込み内容は申し込み内容のファイルに、請求書は請求書のファイルに、っていうように、ひとつの出展企業さんに関するいくつもの情報をそれぞれ別々のファイルに打ち込んでいたんです。申し込み開始から本番前日まで、同じ会社名をあちこちに何度も打つ必要があって、それがストレスになっていました。

そしてファイルの中の情報がまったくリンクしていなかったので、申し込み内容と請求内容が合っているのか、もちろん「合っている」とは思っているんですけれど、紙に打ち出して照らし合わせないと、確信が持てないこともありました。

それから締め切り間際にたくさんの追加申し込みが発生するんですが、どこまで処理をしたのか、どこまで資料の発送が済んでいるのかとか、その辺がごちゃごちゃになってしまうこともあって大変でした。

あと、そういう読み合わせや確認に時間を取られてしまって、本来行かなきゃいけない営業に行く時間が取れずに悩んでいました。かといって、私の頭の中に入ってしまっていることもあるので、今自分がやっている作業を誰か別の人にお願いしようと思っても説明できないんです。だから引き継ごうにも引き継げない。年に2、3回ある展覧会のたびにまったく同じことを繰り返していたので、何とかならないか、もっと効率よくならないかと思っていたんです。

■ アンティックを選んだ理由は何でしょう?
【服部さん】

楽天ビジネスで見積もり依頼を出してみたら、7社から連絡が届きました。アンティックさんは3番目か4番目だったんですが的確に状況を読み取ってくれ、また最初に会社まで来ていただけたんです。

やっぱり会社まで来てもらうとお断りもしづらくなるというのもありまして、楽天経由で来たメールの内容から業者さんを絞り込みました。アンティックさんは普通のOLが理解できないような専門用語を使わずに、すごくわかりやすくて具体的な言葉でアプローチしてくれた点が気に入って選ばせていただきました。

そのあとに他社さんにも来ていただいたんですが、営業の方と実際にプログラムを組む方が別のセクションの人だったりして、こちらの言っていることが伝わりきらないんじゃないかという印象を受けました。一方、アンティックさんは話を聞いた本人が理解して作っていく、そしてできること・疑問に思っていることを質問しても、すぐにその場で答えが返ってくる。

社長ともどもお話を聞いて「いいんじゃない?」と。もともと絞り込んでいたこともあって、そこはすっと決められました。

【村上社長】

実は前に勤めていた会社で、既製品の重くて大きくて高いソフトを導入したことがあるんだけど、長い間誰も使ってなくてね。なかなか合わないんだよね。設定とか大変だし。うちの仕事にしてもAccessとか他の市販のソフトとか使えるものはないかといろいろ探してみたりしたんですよ。でも合うものがなかった。

【服部さん】

そうそう。データベースじゃないとダメなのではないかってことで、Accessの講習を受けに行こうかって話もあったんですよ。

【村上社長】

アンティックさんの提案は「Excelひとつで大丈夫」ってことだったんで、それはシンプルでいいじゃない。習得しなくちゃならないこともないし、Excelだけなら今までの延長線上でやれそうだっていうことも大きな判断ポイントだったよね。

■ アンティックを選んでよかったと思われることがあればお聞かせください。
【服部さん】

そうですね。さっきの話とも重なるんですが、営業と開発が一体なのでサポートがスムーズですよね。最初の訪問から納入までお正月を挟んで2ヶ月ありましたけれど、最初から任せて大丈夫だろうという信頼感があったので不安はまったくなかったです。

【村上社長】

バグとかトラブルが出ると作った本人に来てもらえるのはありがたいよね。話が早い。

【服部さん】

それと初期の段階で電話やメールでこちらから、わりと複雑で人にわかりやすく整理して説明しにくいことをお話しする場面で「こちらの言っていることをわかってもらえたかな?」という不安があったんですが、説明している私以上に内容を理解してもらえました。そしてわかりやすい言葉でご提案もいただけて、担当者さんの理解力とか国語力の豊かさを感じました。

【村上社長】

私はね、基本的にパソコンを100%信用してないの。やっぱり紙に打ち出して、声を出して読み合わせをしていくのが本筋だと思っているんです。

ソフトウエアみたいな実態のないものにお金を払うっていうこと自体、なんだか抵抗があってね。今回お願いしたことにしても、今まで実際にアナログな作業で何年もやってきていることで、それはそれでできていたわけだからここでお金を払ってどうこうっていうのは、正直言って乗り気じゃない部分もありました。というか今でもまだあるんだけどね(笑)。

でも実務を取り仕切っている服部さんから改善の提案が上がってくるということは、これはきっと有効な提案であろうと。その熱意に対して社長としてNoとは言えないよね。現場の意欲を汲み取らなきゃってことで、お願いしたわけなんだけれど。これで作ってもらったものが有効に使えたら言うことなしですね。

■ 費用対効果の点で満足度はいかがでしょうか?
【服部さん】

私の場合は事務と営業の二本立てでやっているので、この先、営業という本来の仕事に取り組める時間が取れるようになったら、今回投下したコストを利益でカバーできるかなって思います。

【村上社長】

そうだね、服部さんの場合は事務だけじゃなくて営業マンとしての役割も大きいからね。

【服部さん】

ええ。あと、私が外に出ている間、誰かに事務の仕事を引き継ぐにしてもやるべきことを伝えやすくなったっていう点で、すごくありがたいなと感じています。

【村上社長】

今年の初回の展示会が7月末とちょっと先で、まだ本格的に運用していない段階だから、もうちょっとやってみないとわからないとこも実際あるんだよね。初回の展示会が終わった時点で改めて効果とか見てみたいね。

■ "こんな会社さんにもおすすめです" …というイメージがあれば教えてください。
【服部さん】

知っているイベント会社の方に聞いてみたら、結構アナログで事務処理をやっているところが多いみたいでしたね。ストレスになったり手間じゃない?って聞いても「でもそうやれって言われてるから」ってことで。

【村上社長】

そうだね。面倒だなって思っている人も沢山いるんでしょうね。言われたとおりにしかやらない人が99%くらいいるんじゃないかな。そういう中で出てきた提案だったから、社長として、その熱意を汲み取らなくちゃって気になったんだよね。

【服部さん】

あと、自分が入社したっきり後輩が入ってこなかった世代の方、2000年くらいに社会に出た方って結構そういう方が多いと聞いています。そういった方々は新人がやるべき仕事を抱えたまま、中堅としての仕事も一人でやらなければならない状況だったりするみたいなので、そういう方に本来の仕事をしてもらうのに役立つんじゃないかと思います。

【村上社長】

コンパクトな会社にいいんじゃないかな。重くてでかくて高いソフトを使いこなせていないんだけど、実は必要なことのほとんどはExcelでできるってことに多くの人が気づいてないよね。

【服部さん】

そうですよね。うちももともと既成のソフトを使うことしか考えてなかったんですよ。専用のソフトを作ってもらうなんて考えつきませんでした。うちみたいな小さな会社なんて、まさか相手にしてもらえるわけがないと思ってましたからね。

【村上社長】

楽天ビジネスは小規模会社同士のマッチングの場としてありがたいですね。呼んだり呼ばれたりする前に双方がニーズとスキルをネットの上で確認し合えるところがとても気軽だしムダがない。

今日はお忙しいところありがとうございました。是非また7月末、展示会が終わったところでお話をお聞かせいただければと思います。
(2009年3月24日 株式会社マイクロプロモーション様 東京事務所にて)

ツール情報
展示会出展管理ツール
【開発期間】
2008年12月末〜2009年2月末
【コストレンジ】
1万円〜 3万円 | 3万円〜 5万円 | 5万円〜 10万円 | 10万円〜 20万円
○ 20万円〜 40万円 | 40万円〜100万円 | 100万円〜
【ツール開発のテーマ・キーフレーズ】

「突然」「直前」「混乱」の不安の解消

  • ・発生した事実を逐一記録するための仕組みとルール整理の実現
  • ・今、何をしなければならないかを瞬時に整理、通知してくれる機能を盛り込むこと
  • ・データの整合性を保証できる仕組みづくり
【主な機能】
  • ・入力画面の一元化
  • ・送り状・請求書等、17通りの帳票の自動出力
  • ・個々の帳票へのバーコード印刷とバーコードによる発送管理
  • ・NTTコミュニケーションズ様のiFAXならびに佐川急便様のe飛伝II用の一括処理用データファイル出力
  • ・入金、発送、申込状況等の一覧画面
  • ・プログラム部分とデータ部分の個別管理
  • ・終了時のバックアップファイル自動生成
  • ・似て非なる3種の展示会への対応
【ツール開発のポイント】
今回のポイントはひとつの申込書から複数の帳票が時間差で生じるところにありました。たとえば申込受領確認のFAXや請求書は申し込みと同時に出力できるのですが、パンフレットや出展マニュアルなどはそれらが刷り上がった時点でまとめて発送、といった具合です。申し込み内容を入力した段階で、申し込み内容によって異なる、現在そして将来的に必要となる帳票が何であるのかを整理し、発行できる状態のものは即時発行し、待たねばならないものはデータ上に「発行予約」的なマーキングをしておくようにしました。

また、服部さんの悩みのタネであった「どこまで送ったのかわからなくなってしまう」という問題については、まず出力帳票すべてにそれがどちらの会社宛の何の帳票かを判別するバーコードを印刷。帳票を窓あき封筒に詰めた状態で、発送間際にそのバーコードを読み取るというルールを設け、読み取った日時を発送日時とみなして記録するようにしました。

これまでいくつものフォルダに散らばっていたデータおよび書き込み・読み込みを行う機能を持ったファイルをひとつのファイルに集約し、情報の一元化を図りました。

ひとつの展示会ごとに出展されるお客様の数は100〜150くらいとのことでしたのでデータの蓄積にはデータベースソフトを使用せず、Excelシートのみを使用することとして、コストの低減とブラックボックスの排除を狙っています。

先日、いよいよ7月下旬の展示会に向けての申し込みが始まりました。展示会の成功を祈りつつ、逐次不具合の修正と使い勝手の向上のためのフォローに取り組んでいます。
画像説明

メニュー画面です。帳票や機能に似たような名称が多いため、問い合わせ時などにスムーズにやりとりができるよう3桁の管理番号を付けています。帳票・機能名をダブルクリックすると当該シートが表示されます。

「ExcelをExcelとして使えた方がなにかと安心」とのご要望から、フォームなどを使わず、Excelのセルをそのまま入力枠として使用しています。打ち込んだデータの呼び出しや修正など、すべての入出力操作をこの画面から行います。入力されたデータは別に存在するデータファイルに蓄積されます。

申し込み内容を入力し、[登録]ボタンをクリックするとこれらの帳票が自動的に印刷されます。各帳票には窓あき封筒に封入した際に読み取れる位置にバーコードを印字しており、発送直前にこのバーコードを読み取ることで、どの会社宛にどういった帳票をいつ発送したかを正確に記録できるようにしています。

入金ならびに発送状況は随時一覧表形式で読み取ることができます。未入金先はどこなのか、未入金額はどれだけあるのか、今送らなければならない帳票は何なのか?等々、直前になればなるほど即座に確認したい情報がクリックひとつで取り出せます。

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