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スッキリ業務処理 − 仕組化でスッキリ!

仕事の入り口から出口まで、モノの流れと同様に、データもきっちり流しましょう

こんな悩みをお持ちのみなさまに!

請求書ひとつ作ろうにも関連ファイルがあちこちに散乱していて探すだけで大変

品番や品名などの同じデータを見積もり・受注・請求のたびに入力するのが面倒

同じ商品でも販売先により単価が違っていてそれを確認するのに手間がかかっている

「○○販売」というソフトを買ってはみたけれど、帯に短したすきに長し・・・

毎月毎月いくつもの管理資料を作っているんだけれど忙しい月末に時間ばかり取られてしまう

独自の業務ソフトを作ってもらいたいんだけれど高くつきそうだし、そもそもどこに頼めば良いのかわからない

など…

しばしば見かける職場の風景表計算のExcelを例にとると、これを単なる「罫線を引くのに便利なワープロ」として使っておられる企業のなんと多いことか。

典型的な例としては「Sheet1」の左角の上の方に表が書いてあって「+」と「=」を使った計算式がちょちょっと入っていて、それだけでおしまい。

そんなファイルがデスクトップの隅から隅までを埋め尽くしていて、「取引先(販売)」や「200x年xx月」といった区分けのフォルダともどもわんさかあるわけです。

日々の販売データなどさまざまなものがそれらに入っているんだけれど、たとえば取引先ごと、かつ年月単位でファイルが作られていれば、請求単位ごとのファイルになっているので月末の締めの段階で請求書を作るのにはそれほど困らないんですね。

株式会社アンティックところが、ここ1ヶ月間で仕入れたものを製品ごとに集計しようとすると、あっちこっちのファイルを開いてその都度別のシートに入力し直したり足し込んだり・・・。

仕事の流れをあまり深く考えずに、発生する業務の順番か何かでファイルを作ったりデータをため込んだりしていると、ある一定の流れではすんなり行っても、違った切り口で何かをしようとしたときにあちこち覗いて回らないといけなくなるわけです。

そうすると手間もかかり慣れも要するので、もしかすると個人の「記憶」なんて曖昧なものに依存する部分が大きくなって、うまいことやれば「誰にでもできる仕事」が、いつの間にか「○○さん専属のなんだか難しい仕事」になっていたりするわけです。

株式会社アンティックまた、IT化推進!なんて言って「○×会計」とか「○○販売」なんてソフトを採り入れてはみたものの、仕事の流れがいつの間にかソフトに都合のいいように捻じ曲げられて、かえって以前よりも不便を感じるようになっていませんか?

用紙だなんだの専用のサプライ品を買うのがもったいないからと、残り少なくなった専用用紙をコピーして使って、いつの間にかそのコピーのコピーがマスターになっていたりしていませんか?

株式会社アンティックこれを読まれている方は、全部が全部じゃなくても、部分部分で「あ、なんでうちの会社の内情を知ってるんだろ?」と、感じるくだりがあるのではないでしょうか。

事務の現場では往々にして、考える前に動いている状態とでも言いましょうか、「全体像があって、それを円滑に進めるために個々の細々としたプロセスがある」というのではなく、「目の前の細々としたやらねばならない仕事が積み重なったら、いつの間にか全体になっていた」というようなことが発生しているように見受けられます。

「仕組化」で業務スッキリ!それでも大抵の場合、仕事の本筋はきちんと流れているものです。
物販の場合であれば、お客様から注文を受け、品物を仕入れ、それを売り、お金を受け取る。
ひとつのモノが、目に見える形で流れていくわけです。

ならば、それに付随する情報も同じように流れるようにしてやればスッキリするのでは?
我々はそれを「仕組化」と呼んでいます。

ちょっと仰々しい感じもしますが、大それたことをするわけではありません。

株式会社アンティック極端に言えば、仕事の「入り口」で作ったデータを、その仕事の「出口」に到達するまで後生大事に使い回すだけです。

「受注」が入り口なら、そこで客先や商品番号や商品名、単価、数量をきっちり記録して、後でわからなくならないように固有の番号を振ってやる。

そしてその先、「仕入れ」や「納品」や「請求」や「集計」の場面で、その番号を引っ張り出して来て、そこにすでにあるデータを再利用するのです。

株式会社アンティック今まで通りの仕事の流れで、今まで通りの書式をそのまま使えばいいんです。

ただ、そこにのっかってくる「データ」に一貫性を持たせる、その仕組みを整えてやるだけで、余計な手間や、ムダに掛けていた時間が驚くほど減っていくのです。

完全オーダーメード。だけど高価じゃない!困っていること、あるいは「こうなったら良いな」と思っていること。
現状とともに、そういうお話を聞かせてください。

もしも「うちの会社の仕事はちょっと独特だから、理解してもらうことが大変なんだよね」なんて思っているのであれば、その心配はひとまず置いておきましょう。

理解するのが大変かどうかは、理解する側の私たちに判断させてください。
ご要望をきちっと受け止め、御社の仕事にぴったりフィットした仕組みを作り上げてみせましょう。

株式会社アンティック・・・なんて大風呂敷を広げられると、今度はいったいいくら持って行かれるんだろう??という別の心配が出てきますよね。

でもこちらもご安心ください。

2001年の創業以来、仕組化によってお客様にもたらされるメリット、すなわち『容易に金額換算することができる「所要時間の軽減」』が、ほとんどすべてのケースにおいて、お客様にお支払いいただいた対価を上回っています。

株式会社アンティック簡単なこと、小さなことで構いません。試しにひとつ、課題を与えてみてください。
必ずや結果を出してみせましょう。

アンティックは「機械にできることは機械に任せ、人には人でなければできないことを」をスローガンに事務の分野で働く人の「困った」「参った」「助けて」の解決をお手伝いします。

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