株式会社アンティックではお客様の業務効率化の方法、日報管理をサポートします。

以前は売り上げるたびに、1件ごとにExcelで作ったフォームに手書きで情報を残して、それをもとに月末に請求書を作ったり、当期の売上管理表に落し込んだり、仕入先への支払い明細を作ったりしてたんですよ。用途ごとにExcelのファイルが別れていて、それぞれにデータを打ち込んでいくわけで、数字自体の意味はつながっているんだけれどデータ的には全然連動してない状態だったんですね。

売り上げの件数としては何100件もあるわけじゃなくて20件とか30件とかそのくらいなんで1日やれば何とかなってたんですけど、そうは言っても丸1日くらいはかかっちゃうわけです。特にうちみたいな小さな会社としてはその、月末の1日動けないことで商機を逃しちゃうようなこともままあるわけで、幸いなことに忙しくなってきたこともあって、これはなんとかしないといけないなと思ったわけです。

それに件数が限られてるとは言っても、手作業でやってるとやっぱり抜けや忘れが出てくることも当然あって、あとになってなんだか合計が合わないけどどこが違うんだろうなんて調べたりするのにも時間がかかって。実を言うと、月末になると結構憂鬱な気分になってましたね。

以前からコンサルティング用の情報整理とかでお付き合いがあったんで、今回もその流れでお願いしたんです。前に協力会社さんが独自のアプリケーションを持っているのを見て、そんなことをExcelで実現したいなと思ってまして、楽天ビジネスで検索してアンティックさんに問い合わせをしてみたのが始まりです。

その時はイメージ的にデータベースとか使ってやることになるのかなと思ってはいたんだけど、Accessにしろファイルメーカーにしろ、ユーザーが触れる画面ってすごく作り込まれてて見た目はいいんだけど、利用する側としては初めて見る画面で、そこには絶対に操作説明とかマニュアルとか必要じゃないですか。そういうのが厄介なんで、それにお客さんとしてもExcelの方が慣れてるから、Excelで出来ればいいなってところがあったんです。それにものすごく複雑でもデータが何万件もあるわけじゃないから、データベースソフトまでは使わなくてもいいんじゃないかってのもありましたね。そんな話をしてみたらExcelだけで行けますってことで。

そのツールに関しては、社内だけじゃなくて社外の方にも使ってもらう必要があったりもして、とにかくとっつきやすいことが重要だったんです。Excelだけなら大体どのパソコンにも入ってるから、新たなアプリケーションやらランタイムやらを入れなくてもそのまま使えるじゃないですか。やっぱり規模の小さな会社さんだとＩＴの担当者なんていないケースがほとんどですから「えー？なんかインストールしないと使えないの？！」って、その段階で壁ができちゃうことがよくあるんです。その点でもExcelだけでいろんなことができるっていうと導入のハードルが下がりますよね。

お願いするときに自分自身にあったイメージが、ほぼほぼ思った通りに出来あがってきましたね。

売上管理ツールで圧倒的に便利になったのは、請求書に送付先の住所を印刷するようにしてもらって、窓付き封筒に入れるだけでよくなって、宛名書きの必要がなくなったとこですね。宛名に書いてあるお客さんの名前と中に入れた請求書の宛先が違うなんてミスも前に一回だけやっちゃったことがあったんだけど、それももう起こりようがなくなったしね。やりたいことを伝えるとそれが実現できるっていうのはありがたいですね。

だいぶ楽になりました。売上管理みたい月に1日2日のことだと、そのためだけに人を雇うわけにもいかないじゃないですか。売上管理ツールを導入するまでは、間違い探しも含めてなんだかんだで2日くらいかける覚悟をしてましたけど、今は半日程度で収まるようになりました。2日が半日だから工数4分の1くらいに削減されてますね。

それに、これまでは1日時間を費やしても出てきた間違いや抜けがなくなったのが助かりますね。そういうのをさかのぼって原因を探したりするのがまた大変で。今でもたまに合わないことがあるんですけど、そういうのはまず間違いなく最初の契約マスターデータのインプットのところが違ってて、追っかけるのがすごく楽なんです。とにかくそこさえきちんとやっていれば、あとは淡々と行くわけです。これは気持ちの上でとても楽ですよ。入力から封筒詰めまでマシンの一部になったつもりで余計なことを考えずに淡々と。それだけでいいんです。

もう前のやり方でやるなんてことは考えられないですね。今から逆戻りするのは絶対イヤですよ(笑)  　ぜんぶひっくるめて費用対効果の面で満足しています。

これは明確なイメージがあるんですよ。「会計ソフトとか販売ソフトを買っていながら使ってない人」。

私も2年くらい前に、なんかやらないといけないんだろうなと5〜6万円する販売ソフトを買ったんですよ。いや、創業時にも6〜7千円の簡単そうなソフトを買ってたんだっけな。でもマニュアルを読んだ瞬間にもうダメ。面倒で。

とりあえず請求書だけ出せればいいだけなのに、マスター登録とか顧客登録とか科目登録とかね、必要だっていうのはわかるんだけど、ステップがあるじゃないですか。それにコードとか体系立てて登録しないと、あとあとごちゃごちゃになっちゃうんじゃないかなんて考え始めると、その辺を確定させるまでに無料サポートの期間が終わっちゃったりしてね。なんだかパッケージに業務を合わせるのがどうも苦手で、どれも結局使わずじまいなんですよ。そういう人、私だけじゃなくて世の中にたくさんいるんじゃないかって思うんですよ。

アプリケーションソフトって、体裁がよかったり、やろうと思えばなんでも出来るってことが目的なんじゃなくて、やりたいこと、今現実にやっている機能が実現できればいいわけですから、そこをはっきりさせて作ってもらっちゃう方がいいんじゃないかと思うんですよ。